OBJETIVO
La presente Política de Protección de Datos Personales pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la Compañía MULTIPROYECTOS S.A, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad y salvaguardar la información.
La Política se estructura siguiendo los disposiciones de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
- ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de los clientes de la compañía que sean objeto de Tratamiento por parte de MULTIPROYECTOS S.A responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales,
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MULTIPROYECTOS SA con domicilio en la Carrera 15 N° 77 75 de Bogotá (Cundí) Colombia. Correo electrónico contasis@multiproyectos.com.co, teléfono (+571) 6101800
- TRATAMIENTO
La compañía MULTIPROYECTOS SA , actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales, de bienestar , de seguridad y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, y terceros que laboren o tengan relación directa con la Compañía.
Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, MULTIPROYECTOS SA. Trabaja cuatro perspectivas básicas:
- Incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su recolección y almacenamiento.
- La realización del ingreso de los datos personales comienza con la solicitud de los documentos ( Rut, Cámara de Comercio) en cada relación comercial
- Se integrará con los Manuales de Políticas de Seguridad de la Información sistematizada.
- Se dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales y se colocara a su disposición la actualización de sus datos.
CUÁNTO TIEMPO CONSERVAREMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL
Conservaremos su información personal solamente mientras sea necesario para los fines para los cuales usted haya dado su consentimiento según las Condiciones de uso y la presente Política de protección de datos, o según lo determine la legislación aplicable y, a su término, procederemos a eliminarla.
- FINALIDAD
La base de Datos Personales con Información Pública, son objeto de Tratamiento por parte de MULTIPORYECTOS SA con las siguientes finalidades:
- Para Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información, se tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
- Para la ejecución y elaboración de remisiones.
- Para la estructuración de políticas de calidad, tiempos de entrega y condiciones financieras en la relación comercial.
- Para el manejo de la accesibilidad en control de rutas y transporte de producto terminado. Entrega e instalación de cada proyecto.
- Para la interacción con sus clientes, para la verificación del cumplimiento de los estándares de entregas.
- Para consolidar un servicio oportuno y de calidad con sus clientes.
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera la verificación de saldos de todos sus clientes.
- Para la atención de requerimientos y el cumplimiento de mandatos con los Entes del Estado que requieren Información, (DANE, DIAN, SECRETARIA DE HACIENDA entre otras.)
BENEFICIOS DE CONTAR CON POLÍTICAS CONTABLES EN LA EMPRESA PARA LA PROTECCION DE BASE DE DATOS
Si las políticas contables son adecuadas para la empresa, su buena aplicabilidad o implementación, puede proporcionar beneficios como los mencionados a continuación:
- Proporciona una guía para la elaboración y presentación de la información financiera
- Previenen desviaciones en el registro de las operaciones en las relaciones comerciales
- Proporcionan canales de comunicación entre los usuarios de la información financiera.
- Promueven la situación financiera real y los resultados de las operaciones con cada uno de los clientes.
- Promueven una coordinación y cooperación más estable entre los elementos del departamento contable.
- Los clientes buscara los resultados de MULTIPROYECTOS SA., a fin de determinar si la misma tiene la capacidad de seguir operando y por lo tanto la capacidad de seguir suministrando bienes o prestando servicios ininterrumpidamente
Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de MULTIPROYECTOS SA reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
De acuerdo a lo anterior se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de MULTIPROYECTOS SA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
- Conocer los Datos Personales sobre los cuales MULTIPROYECTOS SA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a MULTIPROYECTOS SA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
- Solicitar a MULTIPROYECTOS SA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la compañía, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
- Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
- ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área encargada del filtro de todos los requerimientos sobre el tratamiento de la protección de datos personales es el área de Sistema de Gestión de Calidad, y a su vez de capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑIA, están obligados a reportar estas Bases de datos y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. También ha sido designada por MULTIPROYECTOS SA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- AUTORIZACIÓN
MULTIPROYECTOS SA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento de la siguiente manera:
Autorización previa: el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
Autorización expresa el consentimiento del Titular debe ser explícita y concreta, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos, tales como:
Por escrito, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Por correo electrónico o cualquier medio electrónico.
- DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
MULTIPROYECTOS SA De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, como datos de naturaleza sensible que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : manejara el acceso a este tipo de información restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.
- Origen racial o étnico.
- Orientación política.
- Convicciones religiosas / filosóficas.
- Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
- Salud.
- Vida sexual.
- Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En caso que LA COMPAÑÍA necesite la recolección de dichos datos además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización:
Informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
- DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, MULTIPROYECTOS SA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
- PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por MULTIPROYECTOS SA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar, a través de los medios indicados más adelante: Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a MULTIPROYECTOS SA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Información respecto del uso que se le ha dado por parte de MULTIPROYECTOS SA a sus datos personales.
MULTIPROYECTOS SA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a MULTIPROYECTOS S.A, Autopista Medellín km 12 Vda La Punta indicando:
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
La Solicitud presentada al correo electrónico: infornbd@multiproyectos.com.co
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, los responsables de salvaguardar la información deberán requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
- SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
MULTIPROYECTOS SA en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la compañía se limita a disponer de los medios adecuados para este fin
No garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la compañía.
- LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
